La facturación electrónica presentada como una palanca de eficiencia y digitalización, oculta costes adicionales que el Kit Digital, presentado como el medio para hacer que la transformación digital sea más amena, no cubre o contempla.
Aunque el gobierno subvenciona software de facturación electrónica con bonos de hasta casi 30 mil euros dependiendo del tamaño de la empresa, hay varios gastos que quedan fuera: formación, soporte o adaptaciones específicas para cada caso.
No son pocas las pymes que en mitad del proceso, descubren que los costes de consultoría para adaptar procesos internos y adquirir certificados digitales supera bastante los importes que cubre la subvención. Del mismo modo las tasas de implementación y mantenimiento pueden incrementar las facturas.
En este artículo veremos qué partes quedan fuera del Kit Digital para poder contar con la información necesaria para anticiparse y optimizar la inversión sin dejar de cumplir con la normativa.
Kit Digital: ¿Realmente vale la pena?
Planificar un presupuesto adicional y conocer los posibles costes ocultos es clave para sacar el máximo partido del Kit Digital sin tener que hacer frente a sorpresas económicas.
- ¿Qué es el Kit Digital?
El Kit Digital es una iniciativa del Gobierno de España que comprende un conjunto de ayudas públicas enfocadas en facilitar la adopción de soluciones tecnológicas para pequeñas y medianas empresas. Se encuentra enmarcado en el Plan de Digitalización de Pymes 2021-2025 y promueve la transformación digital mediante la colaboración público y privada para minimizar e, idealmente, eliminar las barreras de adopción tecnológicas.
Estas ayudas están dirigidas a empresas de entre 0 y 250 empleados, que se encuentran divididas en cinco segmentos a los que corresponde un bono correspondiente. Para acceder a la ayuda es necesario simplemente registrarse en la plataforma Acelera Pyme, realizar un diagnóstico digital y seleccionar un agente.
Alcance de la subvención
Los importes máximos dependen de los segmentos, o sea, de la cantidad de trabajadores que tenga cada empresa. De 0 a 2 empleados el máximo es 3.000 €; de 3 a 9 empleados el máximo es 6.000€; de 10 a 49 el máximo es de 12.000€. Para empresas más grandes, de 50 a 99 trabajadores el bono alcanza los 25.000€ y para empresas de hasta 250, el importe asciende a 29.000€, el máximo posible.
Estas sumas están dirigidas a cubrir el costo de las soluciones digitales en términos de licencias, instalación, configuración de estas opciones. Pueden ser software de factura electrónica, o más complejos como herramientas ERP o CRM o ciberseguridad.
Lo importante es saber que estas ayudas se conceden a fondo perdido, es decir, que no hay obligación de devolución siempre y cuando se cumplan las condiciones y plazos establecidos.
Costes que cubre el Kit Digital
Es importante entender que estas ayudas están destinadas a cubrir software y consultoría digital. Esto quiere decir que no incluye hardware ni otras cuestiones inherentes, como ya desarrollaremos más adelante.
Si bien se trata de ayudas que pueden ser de gran ayuda y son a fondo perdido, no son para siempre y, al igual que la mayoría de ayudas, rara vez alcanzan la totalidad de los costes que finalmente son. Pero, en este artículo nos centraremos sobre todo en lo que queda fuera, para saber de antemano y poder planificar nuestro futuro con la información suficiente.
Foto: Freepik
- Que no cubre el Kit Digital
Si bien el Kit Digital es un impulso inicial importante, hay varios aspectos de un proceso de digitalización que no están cubiertos y pueden suponer un plus importante en la factura final. Aspectos como el mantenimiento, los impuestos o la formación no están contemplados y son de crucial importancia en el proceso. Del mismo modo, el hardware, sin el cual no hay software que funcione, tampoco está incluido. A continuación veremos en detalle qué aspectos clave no están incluidos.
Impuestos
El IVA es un impuesto sobre el valor añadido que recae sobre el beneficiario, ya que las ayudas del Kit Digital no lo contemplan. Lo mismo sucede con el IRPF y demás impuestos y retenciones en facturas de servicios profesionales, que también recaen sobre la empresa. Estos costes, si bien inherentes, no se recuperan con las ayudas del kit.
Formación y soporte
Con el Kit Digital, podremos conseguir ayudas en la implementación de software. Sin embargo, la formación necesaria para que los trabajadores sepan utilizarlas no está comprendido. El soporte técnico de estos software tampoco está incluido. De modo que nos podemos encontrar con tarifas de consultoría o capacitación, así como suscripciones de soporte que corren totalmente a cargo de la empresa.
Adaptaciones y personalización
En caso de que necesitemos soluciones específicas o a medida, que puede ser la integración con sistemas ya existentes en nuestra empresa, o el mantenimiento de las herramientas, tampoco podremos contar con las ayudas del Kit Digital. Las tarifas adicionales que debamos abonar en este sentido no están comprendidas en los importes y tendremos que abonarlos con nuestros fondos.
Hardware e infraestructuras
Para poder instalar software, necesitamos contar con dispositivos físicos. Ya sean ordenadores, impresoras, servidores, redes de comunicaciones o cualquier otro tipo de dispositivo físico que necesitemos para llevar a cabo el proceso de digitalización no están cubiertos por estas ayudas y deberán financiarse por separado.
Costes administrativos y operativos
Un aspecto que cualquier persona que haya solicitado una ayuda o subvención en el pasado conoce es la gestión que hay detrás. Todo lo relacionado a la gestión, recopilación y presentación de documentación, las justificaciones, posibles gastos de tramitación y, sobre todo, el tiempo y esfuerzo invertido en esto, no está compensado por la subvención.
Foto: Freepik
- ¿Por qué surgen estos costes adicionales?
No es sencillo poder realizar un kit de ayudas que pueda cubrir todas las posibles situaciones que puedan surgir, sobre todo en lo referente a un proceso tan inherentemente complejo como la digitalización de las empresas. Cada empresa es distinta, tanto en su estructura como en su actividad y, a su vez, tienen puntos de partida distintos y, si bien se intenta, es casi imposible que cubra todo lo necesario. Podemos ver a continuación algunos factores clave en este sentido.
Complejidad técnica
Implementar herramientas digitales requiere migrar datos de sistemas anteriores, crear nuevos parámetros para los flujos de trabajo y, durante todo el proceso, intentar que las integraciones sean perfectas. No obstante, es normal encontrar errores o problemas, sobre todo al inicio. Estos fallos o incompatibilidades suponen una inversión y actualización continuas que son difíciles de prever a la hora de establecer las ayudas.
Tarifas externas
Aunque se puedan establecer cantidades generosas, las comisiones de los distintos agentes, así como los honorarios iniciales no se pueden calcular con certeza. Algunos cargan el 2%, otros el 6% e incluso el 12%, la libertad de comisión hace que cada agente pueda establecer la que quiera.
Del mismo modo, hay proveedores que, frente a la subvención, inflan los precios por encima, ya que saben que los clientes disponen del dinero de estas ayudas. En este caso también, más allá de la moralidad de cada vendedor, no se trata de algo que se pueda regular ni limitar.
Formación y cambios
La tecnología avanza a pasos agigantados y hace que, las herramientas que hoy son novedosas, mañana puedan quedar obsoletas. Por ello, la transformación digital demanda programas de capacitación constante, adopciones parciales y progresivas de las soluciones digitales y tiempos que hacen que el retorno de inversión se reduzca.
Burocracia
Como hemos mencionado anteriormente, justificar esta subvención implica memorias, facturas, métodos de pago y cumplir con plazos de auditoría. Es difícil medir estos costes y más aún para cada empresa y situación. La carga administrativa, por tanto, que supone la aplicación a las ayudas, no está incluida.
Paciencia y colaboración
Aunque hayamos visto distintos aspectos, tanto positivos como negativos, el Kit Digital es una oportunidad valiosa para acelerar la transformación digital de las pymes. Ayuda a aliviar uno de los mayores obstáculos en este sentido que es la inversión inicial y puede suponer un empujón importante para quienes se pueden beneficiar.
Sin embargo, como toda alternativa de gran alcance, arrastra ciertas limitaciones: la burocracia puede ser excesiva, los importes no cubren siempre todos los datos y los plazos son muy abiertos para poder planificar con certeza.
Por un lado, se comprende la ilusión y esfuerzo de los empresarios frente a una oportunidad de mejorar su competitividad, a la vez que hacen frente a la incertidumbre y las usadas frente a posibles costes ocultos.
Por el otro, es justo reconocer la buena fe de quienes diseñan y gestionan estas ayudas, ya que persiguen un objetivo colectivo de modernización en el que es complicado ajustar cada detalle a las necesidades individuales.
Solamente a través del diálogo abierto, la flexibilidad y un aprendizaje continuo, se puede lograr que el Kit Digital cumpla con las expectativas de todas las partes.
