La factura electrónica, que para muchos hasta ahora era opcional, pronto se convertirá en obligatoria para autónomos y empresas en España. Este es un cambio importante: transformará la forma en que emites, gestionas y archivas tus facturas. Y no es simplemente una cuestión de obedecer la ley. Debes acostumbrarte a una nueva forma de trabajar que es más rápida, organizada y digital.
A través de la Ley Crea y Crece, el gobierno pretende minimizar el impago de facturas, mejorar el control de las finanzas públicas y promover el crecimiento de las pequeñas empresas. El impacto es claro para los autónomos: los procesos manuales o anticuados quedarán obsoletos y toda la facturación será digitalizada. En este artículo, abordaremos los cambios en el sistema, los plazos y cómo simplificar estos procesos.
¿Qué es una factura electrónica y qué no es?
Una factura electrónica es, esencialmente, un documento digitalizado que es legalmente aceptado como una factura. No todo documento PDF es una e-factura válida. Para cumplir con la ley, debe ser creada en una plantilla predefinida que permita el procesamiento automatizado por aplicaciones de software y administraciones públicas. También necesita ser firmada con una firma electrónica para corroborar su originalidad.
Estar enviando una factura en PDF por correo no tiene por sí misma solidez legal. Hay requisitos técnicos y legales que deben ser cumplidos, estos son imprescindibles para otorgar validez legal.
La Ley Crea y Crece
La Ley 18/2022, más conocida como Crea y Crece, busca fomentar el emprendimiento, combatir la morosidad, y digitalizar la economía. las medidas de la ley crea y crece para autónomos más destacadas son la factura electrónica en todas las interacciones entre empresas y autónomos.
Esto quiere decir que, aunque tus clientes también sean autónomos, o pequeñas empresas, ya no podrás ofrecerles facturas de papel. Ni con programas no homologados. Y en sentido opuesto: tendrás que recibir y almacenar facturas en formato electrónico.
¿Sobre quienes recae la nueva normativa?
Esta normativa aplica para cualquier empresario o profesional, incluidos los autónomos, que preste sus servicios, o venda productos a otras empresas o autónomos. Siempre y cuando emitas facturas B2B, formas parte del grupo mencionado.
Por ahora, no es obligatoria para operaciones con consumidores finales, aunque la tendencia es hacia una digitalización total en los próximos años.
Plazos de la ley para todos
La ley marca que grandes empresas (con facturación superior a 8 millones de euros) deberán adaptarse en un año a partir de la publicación del reglamento. El resto de empresas y autónomos contaran con 2 años a partir de la misma fecha.
Ventajas reales para el autónomo de la nueva ley
Aparte de la obligación legal, la factura electrónica puede jugar a favor del autónomo y de la empresa. Estas son algunas de las ventajas más prácticas:
- Ahorro de tiempo: se automatizan tareas tales como el envío, cobro y archivado.
- Menos errores: la integración de las facturas con el sistema contable de la empresa reduce los errores e imprecisiones.
- Control de pagos: es posible saber en todo momento si un cliente ha recibido la factura y si ha realizado el pago.
- Más simplicidad en la gestión fiscal: para la declaración de impuestos, contabilidad y las inspecciones.
- Disminución de papel: no necesitarás imprimir y almacenar documentos en papel.
¿Qué pasa si no cumples con la nueva normativa?
Si bien no se ha precisado un régimen sancionador, existe la posibilidad que se apliquen multas o no se podrá deducir gastos sin factura aceptada.
Si trabajas con clientes que exigen cumplimiento, podrías estar perdiendo oportunidades al no estar al día.
Y, si solo tienes unos pocos clientes y no ganas mucho no importa. La obligación es la misma para todos los autónomos, independientemente del volumen de negocio. De hecho, muchos autónomos o profesionales creativos también tendrán que cumplir.
Selecciona un software de facturación electrónica adecuado
Asegúrate de que el software tenga lo siguiente:
- Cumple con los requisitos necesarios para emitir una factura electrónica.
- Proporciona firma digital integrada.
- Almacenamiento seguro para facturas electrónicas.
- Interconexión con bancos y herramientas contables.
- Ofrece formación y servicio de asistencia.
Conclusión: adoptar la tecnología ya no es una opción
La obligación de la factura electrónica no es un capricho legislativo sino una necesidad en una economía cada vez más digital. Para algunos autónomos será un cambio incómodo al principio, pero lo agradecerán con el paso del tiempo y podrán disfrutar de sus múltiples ventajas. Se traducirá en menos papeleo, más control y muchos mejores resultados.
Estar entre los primeros en adoptar la factura electrónica significa estar preparado mucho antes de que se establezcan las obligaciones.
No esperes hasta que sea demasiado tarde para descubrir que no puedes facturar o que tus clientes no aceptan tus documentos. La facturación electrónica está a la vuelta de la esquina. Cuanto antes la integres en tu rutina, mejor será para ti y tu negocio.
